Dokumentenmanagement

Im Zuge der Projektkonzeption, Projektentwicklung, Projektplanung, Projektrealisierung und zum Projektabschluss werden eine Vielzahl von Dokumenten zu unterschiedlichsten Themenbereichen erstellt, verändert, verworfen, gescannt, kopiert, per E-Mail, Fax oder postalisch versandt oder gar vernichtet.

Diese Dokumentenflut wird im Projektzyklus permanent ergänzt und von Projektanfang bis zum Ende niemals komplett unterbrochen. Dokumente sind stets an unterschiedlichsten Orten vorhanden (oder im Falle einer Cloud auch nicht), befinden sich im In- und/oder Ausland, sind in verschiedenen Systemen abgelegt und das von etlichen Projektbeteiligten.

Die Problematik potenziert sich in Unternehmen, die eine Vielzahl von Projekten realisieren und dort auf jeweils unterschiedliche Projektstrukturen und -beteiligte treffen, die wiederum untereinander keine einheitlichen Standards bedienen.

Viele Unternehmen und Projekte sind sowohl in der Datenablage, der Archivierung als auch mit dem Wiederauffinden von Daten überfordert. Durch unsere langjährige Erfahrung in allen Immobiliensegmenten waren wir nun in der Lage, ein Dokumentensystem zu konzipieren, das eine einheitliche Datenablage darstellt und zum schnellen und einfachen Auffinden von Dokumenten führt.

Dabei werden die von den Projektbeteiligten oder den Unternehmen zur Verfügung gestellten Festspeicherdaten, Cloud-Speicher oder andere Datenquellen zu einem einheitlichen Dokumentensystem in unser Datencenter integriert. Daten werden je nach Sicherheitsanforderungen separat abgelegt und Datenzugänge individuell nach Ihren Anforderungen vergeben. Dabei spielen für uns insbesondere Ihre Datenschutzanforderungen und selbstverständlich auch die der am 25.Mai 2018 in Kraft getretenen DSGVO eine große Rolle.

Für ihre Datensicherheit setzen wir nach dem aktuellem Stand eine 256-Bit/AES Verschlüsslung ein und führen standardisierte Backups aus, die auch im Falle eines Diebstahls oder Cyber-Angriffs ihre Daten vor Fremdzugang schützen.

Ihre Vorteile:

• Unsere Erfahrung in der Ablage und Archivierung von unternehmens- und projektbezogenen Daten der Immobilienbranche
• Individuell an Ihre Bedürfnisse anpassbares Dokumentensystem
• Bündelung von Datenquellen und Vereinheitlichung in einem überschaubaren Dokumentensystem in unserem Datencenter
• Schnelles Auffinden von Daten in strukturierte Ablage durch unser Dokumentensystem
• Jederzeitigen Zugang zu Ihren Daten und zu den Backups online per Fernzugriff
• Höchstmögliche Sicherheit durch 256Bit AES Verschlüsselung
• Maximale Minimierung von Datenverlusten durch regelmäßige Backups